A. Pengertian
Personil Kantor
Menurut KBBI, personil kantor adalah pegawai; anak buah; awak. Tentunya
kita sering mendengarnya dengan istilah karyawan.
1.
Pegawai negeri: pegawai yang
bekerja pada instansi pemerintah dan digaji oleh pemerintah
2.
Pegawai swasta: pegawai yang
bekerja pada perusahaan swasta/di luar instansi pemerintah dan digaji oleh
perusahaan swasta tersebut
3.
Pegawai tetap: pegawai yang sudah
diangkat resmi memiliki status pegawai dengan gaji dan tunjangan tetap, baik
bekerja di instansi pemerintah maupun swasta
Jadi dapat disimpulkan bahwa personil kantor
adalah orang-orang atau karyawan/pegawai yang menjalankan atau melayani
pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi/kantor pemerintahan atau swasta
untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji
dan tunjangan.
B. Macam-Macam
Personil Kantor
1.
Administrator atau petugas
pelaksana administrasi
Adalah orang yang menentukan garis-garis
besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman
dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
2.
Manajer
Adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja,
menggerakan orang lain/para staf, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan,
sarana dan prasarana kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
3.
Staf atau pembantu ahli
Adalah para tenaga ahli yang karena kecakapan
dan kemampuan dalam bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer
dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor
4.
Worker atau pegawai/pekerja
Adalah para karyawan yang langsung digerakan oleh manajer
dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor
C. Tugas
dan Tanggung Jawab Personil Kantor
Besar kecilnya tugas dan tanggung jawab personil, tergantung jenis dan
besarnya suatu organisasi/kantor. Secara umum tugas dan tanggung jawab personil
kantor sebagai berikut;
1.
Kepala kantor/pimpinan
kantor/direktur kantor, bertugas memantau dan bertanggung jawab terhadap
kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan
2.
Administrasi bertugas mengelola
urusan rumah tangga kantor dan bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua
warkat atau surat keluar dan masuk
3.
Bagian keuangan atau kasir,
bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan, mengatur arus kas keluar dan
kas masuk
4.
Sekretaris, bertanggung jawab
membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja pimpinan, juga untuk karyawan di
bagian lainnya, serta membuat surat keluar
5.
Penerima tamu, bertanggung jawab
atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang mempunyai kepentingan
terhadap kantor
D. Perangkat
Kerja Personil Kantor
Umumnya perangkat kerja yang dibutuhkan berupa meja/kursi kerja, lemari
arsip/filing cabinet, alat tulis, kertas tulis, komputer, mesin tik, pesawat
telepon, dan lain sebagainya.
Perangkat kerja yang dibutuhkan dalam membantu proses tugas-tugas
admistrasi adalah komputer. Berikut beberapa kemudahan penggunaan komputer;
1.
Dengan microsoft word tidak perlu
lagi repot-repot berulang kali mengetik surat
2.
Aplikasi spreedsheet pada
microsoft exceel dapat memudahkan pengerjaan laporan keuangan
3.
Aplikasi data base
4.
Alat scanner
5.
Lokal area networking
6.
Email
E. Tahapan-Tahapan
Pengadaan Personil Kantor
1.
Analisis jabatan
Menurut KBBI, adalah penyelidikan terhadap
suatu peristiwa (karangan, perbuatan) untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya
(sebab musabab, duduk perkara
Manfaat analisa jabatan adalah untuk
memberikan informasi mengenai hal-hal yang berhubungan dengan uraian pekerjaan
(job description), spesifikasi pekerjaan (job specification), dan evaluasi
pekerjaa (job evaluation)
Analisis jabatan berguna untuk:
a.
Perekrutan dan seleksi karyawan
b.
Kompensasi gaji karyawan
c.
Evaluasi jabatan
d.
Penilaian prestasi kerja karyawan
e.
Pelatihan (training)
f.
Promosi dan pemindahan karyawan
g.
Organisasi
h.
Memperkaya pekerjaan
i.
Penyederhanaan pekerjaan
j.
Penempatan karyawan
2.
Rekrutmen
Menurut KBBI, rekrutmen adalah pengerahan,
masalah tenaga kerja. Rekrutmen adalah proses usaha untuk mencari dan
mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam
suatu perusahaan atau instansi, baik instansi swasta maupun pemerintah.
a.
Penentuan dasar rekrutmen
Rekrutmen harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah
ditentukan unuk mengisi jabatan tersebut. Spesifikasi harus diuraikan secara
jelas agar pelamar mengetahui kualifikasi apa saja yang dibutuhkan.
b.
Penentuan sumber-sumber rekrutmen
1)
Sumber internal
Adalah tenaga kerja atau karyawan yang akan mengisi suatu lowongan
kerja diambil dari dalam perusahaan tersebut, dengan cara mutasi atau
pemindahan karyawan yang memenui spesifikasi ke suatu bagian tertentu yang
kosong atau untuk mengisi tugas baru
Keunggulan sumber internal:
a)
Meningkatkan kinerja dan
kedisiplinan karyawan, karena terdapat peluang untuk promosi
b)
Loyalitas karyawan menjadi
besar/tinggi terhadap perusahaan
c)
Biaya rekrutmen dapat ditekan,
karena tidak perlu biaya untuk iklan
d)
Waktu perekrutan relatif singkat
Kelemahan sumber internal:
a)
Kurang membuka kesempatan untuk
angkatan kerja baru yang berada di luar perusahaan
b)
Kurang ada wibawa bagi karyawan
yang dimutasikan
2)
Sumber eksternal
Adalah tenaga kerja atau karyawan yang akan mengisi mengisi kerja yang
diambil dari luar perusahaan, antara lain sebagai berikut:
a)
Pelamar datang sendiri
b)
Kantor dinas tenaga kerja
c)
Lembaga-lembaga pendidikan
d)
Pemuatan iklan/advertising
e)
Referensi seseorang/rekanan
karyawan
f)
Mengambil dari perusahaan lain
g)
Nepotisme
Keunggulan sumber eksternal
a)
Kewibawaan karyawan yang diterima
relatif baik
b)
Kemungkinan akan membawa sistem
kerja baru
Kelemahan sumber eksternal
a)
Kurang ada kesempatan bagi
karyawan untuk promosi
b)
Biaya rekrutmen relatif besar
karena ada biaya iklan dan biaya tahapan seleksi
c)
Waktu rekrutmen akan lama
d)
Loyalitas terhadap perusahaan
belum bisa diketahui
c.
Metode-metode rekrutmen
1)
Metode tertutup
Yaitu pelaksanaan rekrutmen di kalangan terbatas, hanya untuk karyawan
atau orang-orang tertentu saja, sehingga lamaran yang masuk tidak banyak,
dengan demikian akan sulit memperoleh karyawan yang baik
2)
Metode terbuka
Yaitu pelaksanaan rekrutmen yang diumumkan melalui iklan di media
massa. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan banyak lamaran, sehingga kesempatan
memperoleh karyawan yang baik dan andal menjadi lebih besar
d.
Kendala-kendala rekrutmen
1)
Kebijakan perusahaan. Biasanya
menyangkut gaji
2)
Persyaratan jabatan. Semakin
banyak persyaratan yang dipenuhi semakin sedikit minat.
3)
Soliditas perusahaan. Besar
kecilnya perusahaan dan soliditasnya
4)
Metode pelaksanaan rekrutmen.
Sistem terbuka dan tertutup mempengaruhi minat pelamar
5)
Kondisi pasar tenaga kerja. Tinggi
rendahnya tingkat penawaran tenaga kerja
6)
Kondisi lingkungan eksternal.
Kondisi perekonomian dan banyak pesaing
3.
Seleksi
Menurut KBBI, seleksi adalah pemilihan (untuk
mendapatkan yang terbaik); metode prosedur yang dipakai oleh bagian personalia
ketika memilih orang untuk mengisi lowongan pekerjaan
Dalam melakukan seleksi harus memperhatikan
hal-hal berikut:
·
Seleksi harus efisien dan efektif
·
Harus memperhatikan
peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku
·
Petugas seleksi harus cerdas dan
jujur
·
Pengertian “orang yang tepat pada
tempat yang tepat” harus diperhatikan dan diartikan secara dinamis
a.
Proses seleksi
Penyaring pelamar
Wawancara awal
Wawancara mendalam
Tes kesehatan/fisik
Pengambilan keputusan
b.
Langkah-langkah seleksi personil
kantor
1)
Seleksi administratif
Biasanya dilihat dari kebenaran informasi surat lamaran
2)
Penarikan tenaga kerja
3)
Klasifikasi jabatan
4)
Tes dan wawancara
a)
Tes
Tujuan diadakan tes à untuk mengetahui tingkat kepandaian, kecakapan dan kepribadian
pelamar/calon karyawan
Tes terdiri dari sebagai berikut:
·
Tes individuàtes
kemampuan yang dilakukan secara perorangan, biasa dilakukan dengan praktik
·
Tes kelompokàtes
kemampuan yang dilakukan secara bersama, biasa dilakukan dengan praktek atau
tertulis
·
Tes intelegensiàtes untuk
mengetahui tingkat kecerdasan
·
Tes minatàtes untuk
mengetahui minat pelamar
·
Tes kepribadianàuntuk
mengetahui kepribadian pelamar
·
Tes bakatàuntuk
mengukur bakat pelamar
·
Tes kesehatanàtes untuk
mengetahui kesehatan pelamar
b)
Wawancara
Tujuan wawancara:
·
Memastikan bahwa pelamar
benar-benar berminat untuk bekerja
·
Memastikan kebenaran data tertulis
pelamar
·
Memastikan pelamar yang dipilih adalah
orang yang tepat
·
Memberikan informasi kepada
pelamar tentang perusahaan
·
Ajang promosi bagi perusahaan
Umumnya ada dua jenis wawancara
·
Wawancara subjektif
Dalam wawancara ini terkadang masih terjadi unsur subjektivitas. Walau
bagaimanapun pewawancara juga manusia biasa, kadang pewawancara cenderung
melihat hal-hal negatif pada diri pelamar, ada rasa suka tidak suka, sehingga
wawancara tidak berjalan secara objektif.
·
Wawancara objektif
Agar wawancara berlangsung secara objektif, harus memperhatikan hal-hal
berikut:
-
Pewawancara bersikap netral, tidak
berpihak pada salah satu pelamar, tidak membedakan suku bangsa dan agama
pelamar.
-
Pewawancara adalah seorang ahli
dan mempunyai pengetahuan umum yang baik serta pengetahuan yang luas tentang
perusahaan.
-
Pewawancara sebaiknya menyimak
dengan baik setiap jawaban pelamar dan tidak bersikap acuh tak acuh
-
Pewawancara sebaiknya mencatat
semua hasil wawancara secara singkat, jelas dan sistematis.
-
Tempat wawancara sebaiknya di
ruang tertutup dan diusahakan menciptakan suasana bersahabat, sehingga
diharapkan pelamar bisa bebas mengemukakan pendapatnya.
5)
Penempatan personil kantor
Apabila proses seleksi telah selesai, pelamar yang diterima ditempatkan
di suatu bagian tertentu.
Penempatan tidak hanya berlaku bagi karyawan baru tetapi berlaku pula
bagi karyawan lama yang mengalami mutasi.
c.
Tujuan seleksi
Untuk memperoleh karyawan yang:
1)
Qualified dan profesional
2)
Jujur dan disiplin
3)
Inovatif dan bertanggung jawab
4)
Cakap dengan penempatan yang tepat
5)
Kreatif dan dinamis
6)
Berdedikasi tinggi
7)
Memenuhi syarat Undang-undang
perburuhan
8)
Dapat bekerja sama
9)
Dapat bekerja mandiri
10)
Mudah berkembang
11)
Mempunyai budaya dan perilaku malu
d.
Cara-cara seleksi
1)
Nonilmiah
Yaitu seleksi yang dilakukan tidak berdasarkan kepada standar-standar
kriteria atau spesifikasi kebutuhan akan pekerjaan atau jabatan, tetapi hanya
didasarkan kepada perkiraan atau berdasarkan pengalaman saja.
Unsur-unsur yang diseleksi:
a)
Surat lamaran bermaterai atau
tidak
b)
Ijazah terakhir sekolah formal dan
ijazah dari kursus-kursus
c)
Surat keterangan pengalaman
pekerjaan
d)
Surat referensi dari seseorang
atau instansi sebagai bahan pertimbangan
e)
Wawancara tatap muka/langsung
f)
Penampilan secara fisik si pelamar
(appearance)
g)
Garis keturunan si pelamar
h)
Bentuk tulisan si pelamar
2)
Ilmiah
Yaitu seleksi yang didasarkan kepada job specification akan kebutuhan
pekerjaan dan jabatan yang harus segera diisi berdasarkan kriteria-kriteria
tertentu.
Unsur-unsur seleksi ilmiah:
a)
Berorientasi kepada kebutuhan
nyata karyawan baru
b)
Berorientasi kepada prestasi kerja
c)
Berpedoman pada metode kerja yang
jelas dan sistematis
d)
Berdasarkan pada job analysis dan
ilmu sosial lainnya
e)
Berpedoman pada undang-undang
perburuhan
e.
Kualifikasi seleksi
Kualifikasi dasar seleksi biasanya meliputi:
1)
Umur
2)
Keahlian
3)
Pendidikan
4)
Kesehatan fisik
5)
Jenis kelamin
6)
Bakat
7)
Tampang/wajah
8)
Karakter
9)
Pengalaman kerja
10)
Kejujuran
11)
Kerja sama
12)
Kedisiplinan
13)
Inisiatif dan kreatif
f.
Tingkatan seleksi
Ada 3, yaitu:
1)
Seleksi tingkat pertama: mencakup
semua tahapan seleksi sejak pembuatan surat lamaran sampai pelamar dinyatakan
diterima
2)
Seleksi tingkat kedua: dilakukan
pada karyawan dengan status masa percobaan, lama masa percobaan sekitar 3
bulan, 6 bulan atau 1 tahun
3)
Seleksi tingkat ketiga: dengan
mengikuti tahapan pra jabatan, kemudian mereka akan dipromosikan menjadi
karyawan tetap.
Secara umum langkah-langkah pengadaan
personil kantor:
1)
Menetapkan perencanaan kepegawaian
2)
Menentukan penarikan karyawan dari
sumber-suber tenaga kerja, baik intern maupun ekstern
3)
Membuat iklan lowongan kerja
4)
Menerima surat lamaran dari calon
tenaga kerja
5)
Mengadakan seleksi atau
penyaringan administratif
6)
Menentukan diterima atau tidaknya
lamaran kerja yang masuk
7)
Menyiapkan segala perangkat
seleksi ( seperti soal-soal, pedoman penilaian maupun standar kelulusan)
8)
Melakukan pemanggilan bagi calon
karyawan yang memenuhi syarat untuk mengikuti tes/ujian
9)
Mengadakan seleksi karyawan,
berupa tes lisan, tertulis, intelegensi, psikotes dan tes kesehatan jasmani.
10)
Memeriksa hasil tes dan menentukan
rangking serta jumlah calon yang lulus.
11)
Memanggil calon karyawan yang
lulus untuk mengikuti masa percobaan.
12)
Mengangangkat karyawan dengan
surat keputusan, dalam status masa percobaan.
13)
Calon karyawan mengikuti orientasi
masa percobaan
14)
Melakukan penilaian selama calon
karyawan mengikuti masa orientasi
15)
Menentukan lulus tidaknya masa
orientasi
16)
Membuat surat keputusan
pengangkatan karyawan berstatus karyawan tetap
17)
Menempatkan karyawan pada jenjang
jabatan tertentu dengan tugas, wewenang dan tanggung jawab sebagai karyawan
tetap
18)
Melakukan pembinaan dan
pemeliharaan terhadap karyawan, agar para karyawan berkembang dan dapat
bertahan bekerja
F. Syarat-syarat
personil kantor
1.
Persyaratan pengetahuan
Biasanya diukur dengan tingkat pendidikan
formal
2.
Persyaratan ketrampilan
Menurut The Liang Gie, dalam buku administrasi
perkantoran modern, seorang personil kantor dinyatakan terampil bekerja,
apabila karyawan administrasi tersebut telah mampu dengan baik melaksanakan
tugas-tugas pelayanan yang mencakup enam pola kegiatan:
a.
Menghimpun
b.
Mencatat
c.
Mengolah
d.
Menggandakan
e.
Mengirim
f.
menyimpan
3.
Persyaratan kepribadian
Kepribadian adalah keseluruhan watak dan
sifat seseorang.ciri-ciri yang menyangku kepribadian:
·
Cara berbicara dan cara berjalan
·
Sikap badan pada saat duduk
·
Sikap luwes dan cara berbusana
yang serasi disesuaikan dengan waktu dan acaranya
·
Sifat bersih dan rapi
·
Sifat yang berkaitan dengan
menjaga kesehatan diri
·
Sifat yang berkaitan dengan
kemampuan dari ketrampilan dalam bekerja
·
Sifat agamis yang berkaitan dengan
segi kerohanian
Syarat kepribadian yang diperlukan seorang
personil kantor:
a.
Loyalitas (kesetiaan terhadap
perusahaan) sehingga tercipta “sense of belonging” atau rasa memiliki dan
saling menjaga
b.
Tekun dan rajin
c.
Kesabaran
d.
Kerapian
e.
Dapat menyimpan rahasia
G. Pelatihan
dan pengembangan Personil Kantor
1.
Pengertian pelatihan dan
pengembangan
a.
Menurut KBBI, pelatihan adalah
proses, cara, perbuatan melatih.
b.
Adalah suatu kegiatan dalam rangka
meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan personil karyawan kantor untuk
melaksanakan pekerjaan tertentu
c.
Adalah kegiatan yang dilaksanakan
oleh perusahaan/instansi pemerintah atau swasta yang bertujuan untuk
meningkatkan pengetahuan, keahlian, ketrampilan dan mental personil kantor.
d.
Menurut intruksi presiden no. 15
tahun 1974 pelatihan adalah bagian pendidikan yang menyangkut proses belajar
untuk memperoleh dan meningkatkan ketrampilan di luar sistem pendidikan yang
berlaku dalam waktu relatif singkat dengan metode yang lebih mengutamakan
praktik daripada teori.
Dari beberapa pendapat di atas dapat
disimpulkan bawah pelatihan adalah kegiatan peningkatan kemampuan dan
keterampilan teknis karyawan untuk melaksanakan pekerjaan.
Menurut Wexley dan Yukl dalam buku Perilaku
organisasi dan psikologi personali, pengembangan adalah peningkatan kemampuan
dalam pengambilan keputusan dan memperluas hubungan manusia (human relation)
bagi karyawan tingkat menengah dan atas.
2.
Manfaat pelatihan
Untuk meningkatkan kualitas pengetahuan,
bakat, dan ketrampila para personil kanor baik yang lama maupun yang baru.
Manfaat pelatihan lainnya:
a.
Dapat meningkatkan kinerja
personil/karyawan kantor
b.
Karyawan dapat berkembang dengan
lebih cepat
c.
Memperbaiki cara kerja karyawan,
sehingga dapat menyesuaikan dengan perkembangan organisasi
d.
Karyawan akan mampu bekerja dan
melaksanakan tugas dengan baik, efisien dan efektif
e.
Karyawan diberi kesempatan untuk
mengembangkan potensi diri
f.
Diharapkan mampu meningkatkan etos
kerja karyawan dan meningkatkan produktivitas
3.
Jenis dan tujuan pelatihan
a.
Supervisory training
Adalah pelatihan yang bertujuan membantu perusahaan untuk membimbing
para karyawan, dimana para peserta pelatihan ditugaskan sebagai instruktur
untuk melatih karyawan
b.
Administrative training
Adalah pelatihan yang bertujuan memberikan pengetahuan tentang
bagaimana mempraktikkan teknik-teknik kerja yang berhubungan dengan pekerjaan
kantor
c.
Office method training
Adalah pelatihan yang bertujuan melatih karyawan tentang bagaimana
cara-cara melakukan pekerjaan rutin, khususnya bidang kesekretariatan
d.
Refreshing training
Adalah pelatihan yang bertujuan melatih karyawan tentang pekerjaan yang
sudah dimiliki oleh karyawan sebelumnya
Tujuan pelatihan:
1)
Meningkatkan pengetahuan dan
ketrampilan karyawan
2)
Mengembangkan keahlian karyawan
agar dapat bekerja secara efisien dan efektif
3)
Mengubah dan membentuk sikap
karyawan
4)
Mengembangkan semangat,
kesenangan, dan kemauan kerja karyawan
5)
Memudahkan pengawasan terhadap
karyawan
4.
Prinsip-prinsip pelatihan
a.
Prinsip perbedaan individu (setiap
individu memiliki kemampuan, tingkat pendidikan, minat dan pengalaman
b.
Prinsip pengembangan karyawan
5.
Komponen pelatihan dan
pengembangan
a.
Sasaran dan tujuan pelatihan dan
pengembangan harus disesuaikan dengan sasaran dan tujuan yang akan dicapai
b.
Materi pelatihan dan pengembangan
harus disesuaikan dengan kemampuan peserta pelatihan
c.
Metode pelatihan harus memenuhi
persyaratan yang telah ditentukan
d.
Para pelatih (trainers) harus
memiliki kualifikasi yang memenuhi syarat
6.
Prinsip-prinsip perencanaan
pelatihan dan pengembangan
Mc. Gehee (1979), merumuskan prinsip-prinsip
pelatihan dan pengembangan sebagai berikut:
a.
Materi harus diberikan secara
sistematis dan bertahap
b.
Tahapan-tahapan tersebut harus
disesuaikan dengan tujuan yang hendak dicapai.
c.
Trainers/ pelatih harus mampu
memotivasi dan menyebarkan respon yang berhubungan dengan serangkaian materi
pelajaran
d.
Adanya penguat untuk membangkitkan
respon positif dari peserta
e.
Menggunakan konsep shaping
(pembentukan) perilaku
7.
Tahapan-tahapan penyusunan
pelatihan dan pengembangan
a.
Menetapkan sasaran dan tujuan
pelatihan dan pengembangan
b.
Mengidentifikasi kebutuhan
pelatihan dan pengembangan
c.
Menetapkan metode pelatihan dan
pengembangan
d.
Menetapkan kriteria keberhasilan
beserta alat ukurnya
e.
Melakukan percobaan (try out) dan
melakukan revisi
f.
Mengevaluasi hasil pelatihan dan
pengembangan
8.
Tujuan pelatihan dan pengembangan
a.
Meningkatkan produktivitas dan
kualitas kerja
b.
Meningkatkan ketetapan sumber daya
manusia
c.
Meningkatkan sikap moral dan
semangat kerja
d.
Meningkatkan rangsangan agar
karyawan dapat berprestasi maksimal
e.
Meningkatkan penghayatan jiwa dan
ideologi
f.
Meningkatkan kesehatan dan keselamatan
kerja
g.
Meningkatkan perkembangan karyawan
h.
Menghindarkan keusangan
9.
Faktor-faktor yang harus
diperhatikan dalam pelatihan dan pengembangan
a.
Perbedaan masing-masing karyawan
b.
Hubungan dengan analisis jabatan
c.
Motivasi
d.
Partisipasi aktif
e.
Seleksi peserta pelatihan
f.
Metode pelatihan dan pengembangan
10.
Kebutuhan pelatihan dan
pengembangan
Ernest J. Mc. Cormick dalam buku industri dan organisasi
psikologi, kebutuhan terhadap program pelatihan dan pengembangan adalah bawah
organisasi/perusahaan perlu melibatkan sumber daya (karyawannya) pada aktivitas
pelatihan.
H. Mutasi
Personil Kantor
1.
Pengertian mutasi
Menurut KBBI, mutasi adalah pemindahan
karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain. Mutasi dapat dilakukan secara
horizontal (rotasi kerja/transfer) ataupun vertikal (promosi dan demosi)
Mutasi dilakukan karena:
a.
Atas keinginan perusahaan
Alasannya:
1)
Perusahaan tengah melakukan upaya
untuk menjamin kelangsungan pekerjaan karyawan tersebut dan ingin menunjukkan
bahwa karyawan tersebut dimutasi bukan karena hukuman
2)
Perusahaan ingin meyakinkan bawah
karyawan tidak diberhentikan
3)
Dilakukan untuk penyegaran suasana
kerja
b.
Atas keinginan sendiri
Alasan mutasi:
1)
Karyawan merasa sudah tidak sesuai
lagi dengan keinginan dan kondisi fisiknya
2)
Karyawan yang bersangkutan merasa tidak
bisa bekerja sama lagi dengan teman sekerjanya atau bahkan dengan atasannya
2.
Cara mutasi
a.
Horizontal (rotasi kerja/mutasi
biasa)
Adalah pemindahan karyawan dari satu posisi / jabatan / tempat /
pekerjaan ke posisi / jabatan / tempat / pekerjaan yang lain yang setara tanpa
diikuti dengan kenaikan atau penurunan jabatan.
Manfaat rotasi/mutasi biasa:
1)
Untuk memenuhi kekurangan karyawan
di bagian lain, sehingga tidak perlu mengambil tenaga kerja dari luar.
2)
Untuk memenuhi keinginan karyawan,
disesuaikan dengan minat, keahlian, dan bidang tugas dan kemampuannya
3)
Untuk mengatasi rasa jenuh dan
bosan karyawan terhadap pekerjaan, jabatan dan suasana tempat kerja
4)
Untuk memberikan motivasi kepada
karyawan dalam mengembangkan kemampuannya
b.
Vertikal (promosi dan demosi)
1)
Promosi
a)
Pengertian promosi
Adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih
tinggi disertai dengan wewenang dan tanggung jawa yang lebih besar.
Promosi dapat juga diartikan sebagai:
·
Promosi adalah perubahan dalam
kekuasaan, derajat, dan pangkat
·
Promosi adalah perubahan jabatan
lama ke jabatan baru yang lebih tinggi tanggung jawab dan kekuasaannya
·
Promosi adalah kenaikan
pangkat/jabatan/ yang disertai dengan kekuasaan dan tanggung jawab yang lebih
besar daripada kekuasaan dan tanggung jawab sebelumnya
·
Promosi adalah kemajuan seorang
karyawan dalam melaksanakan tugas, sehingga diberi tugas dan tanggung jawab
yang lebih besar lagi dengan gaji yang lebih besar pula.
b)
Manfaat promosi
·
Untuk meningkatkan semangat dan
gairah kerja karyawan
·
Untuk menciptakan persaingan yang
sehat antar karyawan dalam melaksanakan tugas pekerjaan
·
Untuk membina jenjang karir
karyawan
·
Untuk mengembangkan kemampuan
karyawan
·
Untuk mengisi formasi jabatan
tertentu dengan memanfaatkan sumber daya manusia dari dalam/internal perusahaan
·
Sebagai jaminan bagi karyawan,
bahwa setiap karyawan akan diberi kesempatan untuk maju
c)
Syarat-syarat promosi
·
Ada formasi/lowongan jabatan,
biasanya karena ada karyawan yang mengundurkan diri, pindah, pensiun, atau
meninggal dunia
·
Karyawan yang bersangkutan sudah
memenuhi syarat yang telah ditetapkan dalam analisis jabatan
·
Karyawan tersebut telah lulus
seleksi
·
Karyawan mempunyai
kemampuan/kecakapan untuk mengisi posisi/jabatan tersebut
·
Promosi harus dilakukan
berdasarkan metode penilaian objektif
·
Kebijakan pelaksanaan program
promosi harus terbuka dan disampaikan kepada seluruh karyawan
d)
Evaluasi promosi
Evaluasi dilakukan dengan membuat kuesioner (daftar pertanyaan) dan
menjawabnya. Hal-hal yang perlu di evaluasi:
·
Apakah promosi juga diikuti kenaikan
pangkat/jabatan?
·
Apakah promosi dibatasi hanya pada
bagian yang ada lowongan jabatan atau pada lowongan jabatan di semua bagian?
·
Bagian/bidang apa saja yang akan
menjadi persaingan?
·
Apakah promosi diperuntukkan bagi
karyawan di bagian tertentu ssaja, atau di bagian-bagian lain dalam suatu
perusahaan?
·
Apakah karyawan di luar perusahaan
diperkenankan ikut bersaing dalam promosi jabatan?
·
Bagaimana sistem penilaian untuk
menentukan kemampuan karyawan yang berhak mendapatkan promosi?
e)
Senioritas dalam promosi
Adalah kenaikan jabatan atau promosi yang diberikan atas dasar masa
kerja karyawan. Artinya dalam pelaksanaan promosi, masa kerja atau lamanya
karyawan bekerja lebih diutamakan atau karyawan yang telah lama bekerja
mendapat prioritas utama dalam memperoleh promosi jabatan.
Sistem senioritas ini bertujuan agar karyawan tidak pindah dan tetap
bekerja pada suatu perusahaan
f)
Mempersiapkan calon yang akan
dipromosikan
Sebelum promosi jabatan, sebaiknya pihak manajemen mempersiapkan
terlebih dahulu dengan melakukan pengaderan karyawan, karena melalui
pengaderan:
·
Karyawan diberi kesempatan untuk
mempersiapkan diri dalam hal kemampuan, kecakapan maupun mental dengan
sebaik-baiknya
·
Diharapkan dapat membentuk watak
dan sikap karyawan, sebelum karyawan tersebut menduduki jabatan yang baru
·
Dapat menciptakan loyalitas yang
tinggi, disiplin, dan semangat kerja bagi karyawan yang akan dipromosikan
·
Diharapkan karyawan yang
dipromosikan dapat meraih keberhasilan dalam melaksanakan tugasnya
g)
Pengaruh-pengaruh dalam melaksanakan
promosi
·
Berpengaruh positif, apabila
dilaksanakan secara objektif melalui persaingan yang sehat.
·
Berpengaruh negatif, apabila
dilakukan secara tidak objektif, sehingga mengakibatkan hal-hal berikut:
-
Pertentangan antarsesama karyawan
-
Pertentangan antara atasan dan
bawahan
-
Sikap saling curiga antar karyawan
dan antara atasan dan bawahan sehingga suasana kerja tidak harmonis lagi
-
Rendahnya semangat kerja,
disiplin, dan loyalitas karyawan
Terdapat karyawan yang ambisius dalam
mengejar jabatan, sehingga karyawan tersebut menghalalkan segala cara
2)
Demosi
Adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih
rendah dalam suatu organisasi, sehingga wewenang, tanggung jawab, pendapatan,
dan statusnya pun tidak lebih rendah. Hal ini terjadi karena karyawan tidak
mampu melaksanakan pekerjaan
Penurunan terjadi karena beberapa hal, antara lain:
a.
Karyawan melakukan tindakan yang
merugikan perusahaan, sehingga perlu diberikan hukuman
b.
Membangkang, contoh: menolak
jabatan baru, ingin tetap di jabatan lama. Terjadi karena jabatan baru tidak
cocok(misal: secara fisik tidak sanggup, beban tanggung jawab terlalu besar,
atau gaji tidak sesuai)
c.
Perusahaan tengah mengalami krisi
keuangan sehingga perusahaan melakukan reorganisasi atau perampingan karyawan,
untuk penghematan, beberapa karyawan diberi jabatan lebih rendah
d.
Pengaruh dari keadaan pasar tenaga
kerja, dimana supply (penawaran) melebihi demand (permintaan)
e.
Karyawan tidak mampu mengerjakan
tugas dan pekerjaannya.
3.
Macam-macam mutasi
a.
Ditinjau dari tempat kerja
karyawan
1)
Mutasi antarurusan
2)
Mutasi antarseksi
3)
Mutasi antarbagian
4)
Mutasi antarbiro
5)
Mutasi antarinstansi
b.
Ditinjau dari tujuan dan maksud
mutasi
1)
Production transfer, yaitu mutasi
pada jabatan yang sama, karena produksi di tempat yang lama menurun
2)
Replacement transfer, yaitu mutasi
dari jabatan yang sudah lama dipegang ke jabatan yang sama di bagian lain,
untuk menggantikan karyawan yang belum lama bekerja atau karyawan yang
diberhentikan
3)
Versatility transfer, yaitu mutasi
dari jabatan yang satu ke jabatan lain untuk menambah pengetahuan karyawan yang
bersangkutan
4)
Shift transfer, yaitu mutasi dalam
jabatan yang sama. Misalnya, shift A (malam) pindah ke shift B (pagi)
5)
Remedial transfer, yaitu mutasi
karyawan ke bagian mana saja untuk memupuk dan memperbaiki kerja sama
antarkaryawan
c.
Ditinjau dari masa kerja karyawan
1)
Temporary transfer, yaitu mutasi
yang bersifat sementara untuk mengganti karyawan yang cuti atau berhalangan
2)
Permanent transfer, yaitu mutasi
yang bersifat tetap
I.
Pemberhentian Personil Kantor
1.
Penyebab terjadinya pemutusan
hubungan kerja
a.
Pemberhentian atas kehendak
perusahaan
Karena karyawan tersebut melakukan kesalahan fatal (misal:
korupsi/tindak pidana penipuan)
b.
Dalam rangka melaksanakan
perampingan/pengurangan karyawan (karena perusahaan mengalami kerugian terus
menerus)
c.
Karena permintaan
sendiri/inisiatif sendiri
d.
Karena sudah mencapai usia pensiun
e.
Karena sakit, sehingga tidak dapat
melaksanakan tugas lagi
f.
Tidak cakap jasmani dan rohani
g.
Melakukan pelanggaran peraturan
disiplin karyawan
h.
Meninggal dunia
i.
Terkena wajib militer
j.
Tersangkut partai terlarang
Tingkatan pemberhentian dari pihak perusahaan
ada dua macam:
1.
pemberhentian dengan hormat (misal:pensiun)
2.
pemberhentian dengan tidak hormat (misal: karena kesalahan fatal)
2.
Hak dan kewajiban personil kantor
yang diberhentikan
Pemberhentian karyawan swasta dikenal istilah
PHK, pemberhentian karyawan negeri, dikenal istilah pensiun, akan menimbulkan
hak bagi karyawandan kewajiban bagi perusahaan/instansi.
Diatur dalam Peraturan Menteri Tenaga Kerja
No. PRE-04/MEN/1986, yaitu:
a.
Uang pesangon
1)
Masa kerja kurang dari 1 tahun: 1
bulan upah bruto/kotor
2)
1 tahun atau lebih tetapi kurang
dari 2 tahun: 2 bulan upah bruto
3)
2 tahun atau lebih tetapi kurang
dari 3 tahun: 3 bulan upah bruto
4)
3 tahun atau lebih tetapi kurang
dari 4 tahun: 4 bulan upah bruto
5)
4 tahun atau lebih: 5 bulan upah
bruto
Untuk pensiun pegawai negeri ditetapkan
sebagai berikut
1)
Apabila yang bersangkutan masih
hidup, pembayarannya sebesar 75% dari gaji pokok
2)
Untuk istri atau suami yang
ditinggal sebesar 40% x 75% dari gaji pokok
3)
Untuk anak yang ditinggal, sebesar
255 x 75% dari gaji pokok
b.
Uang jasa
1)
Masa kerja 5 tahun atau lebih
tetapi kurang dari 10 tahun adalah 2 bulan upah bruto
2)
Masa kerja 10 tahun atau lebih
tetapi kurang dari 15 tahun adalah 3 bulan upah bruto
3)
Masa kerja 15 tahun atau lebih
tetapi kurang dari 20 tahun adalah 4 bulan upah bruto
4)
Masa kerja 20 tahun atau lebih
tetapi kurang dari 25 tahun adalah 5 bulan upah bruto
5)
Masa kerja 25 tahun atau lebih
adalah 6 bulan upah bruto
c.
Uang ganti rugi
1)
Menurut pasal 10 ayat 4 UU No. 24
tahun 1969, ketentuan pemberian uang ganti rugi adalah “kepada tenaga kerja
yang mendapat kecelakaan dan atau menderita penyakit akibat pekerjaan, berhak
atas ganti rugi perawatan dan rehabilitasi”.
Dalam hal ini seorang tenaga kerja meninggal dunia akibat kecelakaan
atau penyakit akibat pekerjaan, ahli warisna berhak menerima ganti rugi dan
besar kecilnya ganti kerugian diatur oleh undang-undang
2)
Menurut UU kecelakaan tahun 1951:
a)
Sementara tidak mampu bekerja,
uang tunjangan besarnya sama degan upa tiap ari, terhitung mulai pada hari
buruh tidak menerima upah lagi, baik penuh maupun sebagian dibayar paling
lambat 120 hari. Jikalau lewat 120 hari buruh itu belum mampu bekerja, maka
uang tersebut menjadi 50% dari upah sehari untuk tiap-tiap hari dan dibayar
selama buruh tidak mampu bekerja
b)
Tidak mampu bekerja
selama-lamanya, sebagian uang tunjangan, karena itu ditetapkan sekian % dari
upah sehari untuk tiap-tiap hari
Endang R, Mulyani, dkk.
2010. Modul Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran.
Jakarta: Erlangga
Tidak ada komentar:
Posting Komentar