A. Pengertian Pekerjaan Kantor
1.
George R. Terry, pekerjaan kantor
meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat
tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat,
guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan
2.
Willian Leffingwell dan Edwin
Robinson, menekankan kepada warkat-warkat dari badan usaha, pembuatan
warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian
hari
3.
Geoffrey Mills dan Oliver Standing
Ford, menekankan kepada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan
mengenai komunikasi dan warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah,
memberikan keterangan, dan melindungi harta kekayaan.
B. Fungsi
Pekerjaan Kantor
1.
Memberikan pelayanan terhadap
pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi
2.
Menyediakan informasi/keterangan
bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan.
3.
Membantu kelancaran perkembangan
organisasi secara keseluruhan
C. Jenis-Jenis
Pekerjaan Kantor
a.
Menghimpun
Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi,
membuat kliping, serta mengumpulkan berita dan menyusunnya.
b.
Mencatat
Contoh: membuat surat, notula, mencatat
kegiatan, dan membuat tulisan di berbagai media
c.
Menggandakan
Contoh: foto kopi, mencetak informasi dengan
printer atau risograph
d.
Mengirim
Mengirim surat lewat pos, faksimile, email
dan mendistribusikan informasi
e.
Menyimpan
Contoh: menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi
ke komputer dan menyusun buku di perpustakaan
f.
Melakukan komunikasi
Contoh: bertelepon, korespondensi, chatting
dan teleconference
g.
Menghitung
Contoh: menghitung data penjualan, keuangan,
dan jumlah sarana dan prasarana
h.
Pekerjaan lainnya
Contoh: pelayanan tamu, kurir dan petugas kebersihan
kantor
Menurut George R. Terry, , persentase
pekerjaan kantor untuk menunjang tugas utama perusahaan adalah :
1.
Typing : 24,6%
2.
Calculating : 19,5%
3.
Checking : 12,3%
4.
Filling : 10,2%
5.
Telephoning : 8,8%
6.
Duplicating : 6,4%
7.
Mailing : 5,5%
8.
Other : 12,7%
Total :
100%
D. Ciri-Ciri
Pekerjaan Kantor
1.
Bersifat pelayanan
2.
Terbuka dan luas
3.
Dilaksanakan oleh semua pihak
dalam organisasi
E. Hasil
Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor
1.
Surat
Adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah
pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan
tanggapan.
Kegunaan surat:
-
Sebagai alat komunikasi secara
tertulis
-
Sebagai alat pengingat jika
sewaktu-waktu diperlukan
-
Sebagai alat bukti tertulis yang
sangat otentik
-
Dapat menjadi nilai historis
-
Sebagai duta organisasi
-
Sebagai dasar dalam pengambilan
keputusan pimpinan
Hal yang perlu diperhatikan dalam membuat
surat
-
Gunakan kertas yang baik, HVS
ukuran A4 untuk perusahaan swasta dan ukuran folio (F4) untuk pemerintahan
-
Surat dibuat lengkap dengan
bagian-bagian surat yang terstruktur dan bentuk yang dipilih
-
Bahasa harus dibuat dengan baeik,
lugas, jelas, padat dan tidak bertele-tele
-
Gunakan bahasa indonesia yang baik
dan benar
2.
Laporan
Adalah suatu bentuk penyampaian informasi,
data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis. Didalam laporan terdapat
kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan dan pengolahan data.
1)
Fungsi laporan:
-
Sebagai bahan pertanggungjawaban
-
Alat menyampaikan informasi
-
Alat pengawasan
-
Bahan penilaian
-
Bahan pengambilan keputusan
2)
Hal-hal yang perlu diperhatikan
dalam membuat laporan:
-
Harus jelas dan cermat
-
Mengandung kebenaran dan
objektifitas
-
Lengkap
-
Tegas dan konsisten
-
Langsung mengenai sasaran
-
Disampaikan kepada orang dan
alamat tujuan yang tepat
-
Disertai dengan saran-saran
-
Tepat waktu
3)
Jenis-jenis laporan:
a.
Laporan berdasarkan waktu
-
Laporan berkala à laporan
yang dibuat secara periodik atau rutin dalam jangka waktu tertentu (laporan
harian, mingguan, bulanan, atau tahunan). Contoh : laporan kehadiran karyawan
setiap bulan.
-
Laporan insidental à laporan
yang dibuat apabila diperlukan
b.
Laporan berdasarkan bentuk
-
Laporan berbentuk surat à laporan
yang dibuat secara tertulis dalam bentuk surat, isinya antara satu sampai empat
halaman. Contoh: laporan jumlah siswa yang keluar dari suatu sekolah
-
Laporan berbentuk naskahà laporan
disampaikan dalam bentuk naskah, baik naskah pendek maupun panjang. Contoh:
laporan kegiatan kepanitiaan atau notulen rapat.
-
Laporan berbentuk memoà laporan
yang ditulis menggunakan memo. Umumnya isi laporan pendek, untuk keperluan
intern dan dilakukan antar pejabat/pimpinan.
c.
Laporan berdasarkan penyampaian
-
Laporan lisanà laporan
yang disampaikan secara langsung
-
Laporan tertulisà contoh:
surat, naskah dan memo
-
Laporan visualà laporan
yang disampaikan melalui penglihatan. Contoh: disampaikan melalui media
presentasi (power point)
d.
Laporan berdasarkan sifat
-
Laporan biasa à laporan
yang isinya bersifat biasa dan tidak rahasia, sehingga jika laporan terbaca
orang lain tidak menimbulkan dampak negatif
-
Laporan penting à laporan
yang isinya bersifat penting dan rahasia, sehingga hanya orang tertentu saja
yang boleh mengetahuinya.
e.
Laporan berdasarkan isinya
-
Laporan informatif à laporan
yang isinya hanya berisi informasi saja
-
Laporan rekomendasi àlaporan
yang isinya bersifat penilaian sekilas tanpa adanya pembahasan lebih lanjut
-
Laporan analisa à laporan
yang isinya berupa hasil analisa secara mendalam
-
Laporan kelayakan à laporan
yang isinya berisi tentang hasil penentuan kelayakan atau pemilihan mana yang
terbaik
-
Laporan pertanggungjawaban à laporan
yang berisi pertanggungjawaban tugas seseorang atau kelompok kepada atasan yang
memberi tugas tersebut.
4)
Langkah-langkah membuat laporan
-
Menentukan masalah yang akan
dilaporkan
-
Mengumpulkan bahan, data dan fakta
-
Mengklasifikasi data
-
Mengevaluasi dan mengolah data
-
Membuat kerangka laporan
Kerangka laporan terdiri dari:
a.
Pendahuluan
-
Maksud dan tujuan penulisan
laporan
-
Masalah pokok yang dilaporkan
-
Sistematika laporan
b.
Batang tubuh
-
Data dan fakta pelaksanaan
kegiatan
-
Kesesuaian pelaksanaan dengan
perencanaan
-
Masalah yang terjadi
-
Pembahasan masalah
c.
Penutup
-
Kesimpulan, dan
-
Saran
3.
Formulir
Adalah lembaran kartu atau kertas dengan
ukuran tertentu yang didalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat
tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan di isi dengan informasi yang
tidak tetap
a.
Keuntungan membuat formulir
1)
Menghemat waktu, tenaga, dalam hal
penulisan serta menghemat biaya dalam hal penggunaan kertas
2)
Memudahkan dalam penyimpanan dan
pencatatan
3)
Adanya keseragaman
4)
Mengurangi kegiatan foto kopi
b.
Fungsi formulir
1)
Mencari suatu keterangan
2)
Menghimpun data yang sama
3)
Menyampaikan informasi yang sama
4)
Sebagai bukti fisik
5)
Sebagai dasar petunjuk untuk
bekerja
c.
Hal-hal yang perlu diperhatikan
dalam membuat formulir
1)
Setiap formulir yang dibuat harus
mempunyai kegunaan yang jelas
2)
Perhatikan efektivitas dan
efisiensi formulir
3)
Ada standarisasi dalam pembuatan
formulir
4)
Informasi dibuat secara tersusun
dengan rapi, logis dan praktis
5)
Dibuat secara sederhana
6)
Untuk bagian yang akan di isi
informasi, perlu disediakan ruang kosong yang cukup
7)
Harus ada judul nama formulir
8)
Menggunakan ukuran tertentu sesuai
kebutuhan
9)
Cantumkan nama organisasi untuk
formulir ke luar kantor
10)
Perancangan desain formulir harus
dilakukan sebaik mungkin dan direncanakan secara matang
4.
Berbagai macam dokumen tertulis
Dokumen tertulis lain: tabel, peta, grafik,
gambar, buku atau paper
Hasil jasa pekerjaan kantor: kegiatan
melayani tamu atau kegiatan memberikan informasi secara langsung
5.
Arsip
Merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak
atau terekam berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa
lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut
dapat digunakan dengan lebih baik dan lebih lama.
Endang R, Mulyani, dkk.
2010. Modul Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran.
Jakarta: Erlangga
Tidak ada komentar:
Posting Komentar